Un CMS permette di costruire e aggiornare un sito dinamico, anche molto grande, senza necessità di scrivere in HTML e senza dover conoscere linguaggi di programmazione lato server (come PHP) o progettare un apposito database. 

L’aspetto esteriore delle pagine può essere personalizzato scegliendo un foglio di stile CSS appositamente progettato per un determinato CMS. In genere, poi, le modifiche alle pagine web generate dai CMS devono seguire precise regole, che sono dettate (almeno nel caso dei CMS open source) dalla documentazione per sviluppatori della stessa. 

La community degli informatici è in parte scettica su questi vantaggi, dato che possono sembrare limitati e non sembrano lasciare le mani libere, almeno in apparenza, al programmatore. Ma i CMS sono programmabili a tutti gli effetti, basta seguire la documentazione di ognuno e si potranno, più o meno facilmente, modificare e farli diventare qualsiasi sito si desideri, anche con l’integrazione di API esterne. È sconsigliabile, in conclusione, modificare i file di un CMS senza seguire le procedure richieste per effettuare personalizzazioni, pena il malfunzionamento del sito soprattutto nel medio-lungo periodo.

I flat file CMS, altrimenti noti come text-based CMS, sono dei content management system che si basano su file di testo (il più delle volte file XML) e che perciò non necessitano di alcun database come MySQL, PostgreSQL, ecc. 

Questi CMS sono facilmente installabili e dunque sono particolarmente adatti per siti personali o per piccole comunità.